Time management - umíte si správně naplánovat svůj čas? - Vitavera - Váš psycholog na telefonu!

Stává se Vám často, že nestíháte dokončovat v termínech svoji práci? Trávíte v zaměstnání přesčasy? Nemáte dostatek času na svoji rodinu, přátele a koníčky? Cítíte se unavení, ale už se ve vašem programu nenajde prostor na odpočinek? Ptáte se sami sebe, jak je možné, že kolegové stihnou více práce než Vy? Pokud jste na aspoň jednu otázku odpověděli ano, nastal čas se začít věnovat kvalitnímu plánování svého času.

Ne vždy, když se cítíme pracovně přetížení, máme objektivně hodně práce. Jsou totiž lidé, kteří si neumějí práci zorganizovat a jejich plnění pracovních úkolů je tak chaotické, že jsou ve výsledku velmi zaneprázdnění.

Moderní doba stále více zvyšuje požadavky na člověka a nelze se tedy divit, že se v posledních letech mluví častěji o time managementu. Slovo time management se skládá ze slova time - čas a z výrazu management, což můžeme přeložit jako řízení. Time management tedy znamená řízení či plánování si svého času.

Time management na míru Vaší osobnosti

Vždy, když si chceme vytvářet nějaké harmonogramy práce a plánovat aktivity, je nutné je přizpůsobit naší osobnosti. Každý člověk je totiž jiný a vyhovuje mu odlišná organizace práce a času. Není Vám příjemné např. ranní vstávání, pracujete radši večer či naopak své úkoly směřujete na dopoledne? Můžeme lidi rozdělit do tří skupin dle jejich aktivity během dne – ranní ptáčata, sovy a nevyhraněné typy. Ranní ptáčata ráda pracují po ránu a dopoledne, odpoledne jejich pracovní výkon klesá. Oproti nim sovy jsou výkonní až v odpoledních a večerních hodinách. Nevyhranění lidé se většinou přizpůsobí a není pro ně podstatné, ve které denní době je po nich práce vyžadována. Sami bychom tedy měli vědět, kdy podáváme nejvyšší výkon a na tuto dobu si plánovat důležité aktivity.

Při plnění některých aktivit musí nastoupit vůle. Bojujete s malou vůlí? Nemůžete se odhodlat začít řešit úkol, do kterého se Vám nechce? Lehce se říká, že nepříjemné věci bychom neměli odkládat, ale na druhou stranu je naprosto přirozené, že to tak děláme. Jsou lidé, kteří zatnou zuby a do nepříjemného úkolu se pustí. Jiní však nepříjemnou aktivitu odsouvají tak dlouho, až už může být někdy pozdě. Pokud máte podobný problém, zkuste si obtížnou práci rozdělit na menší úseky, dávejte si dostatek pauz a hlavně se odměňte za každý úspěch! Uvidíte, že se Vám nakonec zadaří a i nepříjemný úkol zvládnete.

Uvědomte si, jaké jsou Vaše priority

Je velmi důležité si umět stanovit naše priority, měli bychom vědět, co je pro nás v danou chvíli nejdůležitější a co naopak můžeme nechat na jindy. Je potřeba si stanovit své cíle, které pak ještě můžeme rozdělit do podcílů. Máte např. jeden z cílů naučit se anglicky? Stanovte si podcíle, např. naučení se jednotlivým lekcím a vytvořte si časový harmonogram, kdy je splníte. U cílů a úkolů si určíme priority a termíny splnění.

Úkoly si můžeme např. rozdělit do skupin dle metody ABC:

A - úkoly s velkou důležitostí
B - důležité úkoly
C – úkoly s nejnižší důležitostí

V každé skupině úkolů si úlohy ještě seřadíme dle priority a je logické, že se nejprve pustíme do úkolů s nejvyšší prioritou. Úkoly si také můžeme rozdělit na jednotlivé tématické skupiny – např. zaměstnání, rodina, volný čas a u jednotlivých úkolů opět nastavíme priority. Na metodu ABC také můžeme nahlížet z časového hlediska: A – úlohy ke splnění během dne, B – během týdne, C – během měsíce. Můžeme si tak rozpracovat denní, týdenní či měsíční harmonogramy pracovních úkolů.

Vytvořte si časové rezervy a odpočívejte

Není možné si na veškerý svůj čas naplánovat úkoly. Když nám pak něco nového do programu přibude, nebo nám z různých příčin plnění některého úkolu zabere více času, dostaneme se do velké časové tísně, protože do již po okraj naplněné krabice těžko přidáme ještě další úkoly. Je tedy nutné si naplánovat čas tak, abychom měli dostatečné časové rezervy. Obecně se doporučuje si rozplánovat 60% času a 40% nám zbude pro nečekané či nové události. Možná se Vám zdá, že zaplnění našeho diáře pouze 60% je málo, ale věřte, že dostatečná časová rezerva přispěje k naší větší psychické pohodě a možnosti flexibilně reagovat na nenadálé situace. V práci bychom měli plánovat také dost přestávek a neměli bychom zapomínat na odpočinek. Příjemné strávení času s rodinou, věnování se koníčkům apod. nás může dobýt dostatečnou energií, abychom byli druhý den v zaměstnání výkonní a svěží.

Používáte praktické pomůcky k plánování času?

I když náš mozek pojme velké množství informací, nemá neomezenou kapacitu. Je tedy dobré si důležité úkoly zapisovat a efektivně tak plánovat čas prostřednictvím různých pomůcek typu kalendář, diář či pomocí moderních počítačových nebo mobilních aplikací. Měli bychom si zapisovat úkoly na jedno místo, ne chaoticky tam, kam nás právě napadne. Vznikl by nám z toho takový chaos informací, mezi nimiž bychom se stejně neorientovali. Také tím, že si své aktivity písemně naplánujeme, přehledně vidíme naši zaneprázdněnost a lehce si můžeme přidat další aktivity, které se nám s ničím nepřekrývají.

A co když se jedná o drobnou aktivitu, na kterou nechceme zapomenout a připadá nám zbytečné si ji poznamenávat? V tomto případě se mluví o zásadě dvou minut - pokud nám nějaká činnost zabere maximálně dvě minuty (např. odpověď na email), je dobré ji udělat ihned. Drobné aktivity se nám také mohou kupit a v množství pracovních úkolů lehce na některé zapomeneme. A i zapomenutí drobného úkolu jako odpověď na email, nám může způsobit zbytečné problémy.

Odhadněte správně čas na plnění úkolů

Mezi jednu z podstatných podmínek kvalitního plánování je schopnost odhadnout, kolik nám daná aktivita zabere času. Jsou lidé, kteří si na určitou činnost vyčlení zbytečně mnoho času, jiní naopak čas podcení a pak nestačí v termínech dokončovat slíbené úkoly. A nedostatek času nás uvede do zbytečného stresu, časového presu, a často i nepříjemných reakcí od lidí, kterým jsme práci slíbili. Zbytečně si tak můžeme vytvořit řadu nepřátel. Snažte se tedy časové odhady přiblížit co nejvíce realitě.

Delegujte práci a učte se říkat ne

Není možné, abyste všechnu práci dělali sami, zavalili byste se tak kupou pracovních povinností, které se jen velmi těžko dají stihnout. Vyberte si pro Vás ty nejdůležitější priority a ostatní přenechejte podřízeným či kolegům. Myslíte si, že jste nenahraditelní? Zkuste více důvěřovat svým kolegům, i oni práci udělají kvalitně. Pokud jste perfekcionista, uvědomte si, že mnohdy není potřeba daný úkol zvládnout dokonale - práce Vám pak zabere mnoho času a ve výsledku se zbytečně zdržujete s detaily. A protože nelze přijímat všechny zakázky, vyhovět všem požadavkům a zvládnout všechnu práci, která se na Vás ze všech stran valí, je nutné někdy druhého odmítnout – nebojte se říkat NE!